Organiser son entreprise avec un espace Notion pour les photographes, c’est facile en partant de quelques pages de base ! Fichier clients, tunnel de vente, suivi des devis, on peut tout gérer dans un seul outil !

Quand on est freelance, notre temps est précieux, alors on ne veut pas perdre du temps bêtement. Personnellement, j’aime être organisée, que tout soit au même endroit (pas dans 36 000 outils différents). En gros je veux que ça soit agréable de bosser DANS et SUR mon business (on reviendra sur ces deux notions dans un post à venir sur la gestion du temps).

Notion notre allié organisation

Grâce à lui on va pouvoir accéder facilement aux points clés de notre business (fichier clients, projets en cours, suivi des objectifs, bilans…), pouvoir les lier les pages entre elles et nous permettre de gérer facilement notre entreprise au quotidien.

Efficacité VS efficience

Pour comprendre à quel point avoir un outil d’organisation comme Notion peut vous aider, on va réfléchir en termes d’efficience, et non pas d’efficacité ! Je vous ai perdus ? C’est normal, c’était le but ! Allez, je vous explique : il y a une grande différence entre être efficace et être efficient. On se dit souvent que pour abattre beaucoup de boulot, il faut être efficace mais il y a plusieurs erreurs dans cette phrase…

L’efficacité, c’est la capacité à atteindre des objectifs. On se focalise sur le résultat et on cherche à faire le plus de choses possibles dans un laps de temps donné.

Quand on parle d’efficience, on se focalise plus sur les moyens mis en oeuvre pour atteindre le résultat souhaité. Si on pense au principe de Pareto qui dit que 20% de nos actions donnent 80% de nos résultats, être efficient c’est prendre le temps de déterminer quelles sont ces actions clé et se concentrer dessus.

Donc on peut être efficace, mais pas efficient, vous me suivez ?

Quelle utilité de Notion pour les photographes ?

Améliorer notre façon de travailler

Avec Notion on va chercher à atteindre les objectifs qu’on s’est fixés en optimisant les moyens qu’on utilise pour y arriver. En gros on va essayer de travailler plus intelligemment, pour réduire la perte de temps, limiter les supports de communication client (et donc favoriser le suivi et l’efficience), garder trace des actions qu’on mène, monitorer notre évolution et bien plus encore !

Comment ça marche exactement ?

On va venir relier des bases de données et pages entre elles. Les bases de données ça ne vous parle pas ? En résumé, voilà ce que Notion vous permet : créer des pages de base (années, mois, semaines, jours, clients, domaines, projets, objectifs, réseaux, ressources, archives) qui vont venir nourir toutes les autres pages. Pour que ça soit plus parlant, je vous ai imaginé un petit exemple (toutes les bases de donnes sont indiquées en GRAS et en majuscules).

Je démarre un nouveau projet client : je vais venir créer une nouvelle page “projet client (nom du client)” dans ma page de base PROJETS CLIENTS 2022. Je vais indiquer qui est le CLIENT, quelle est son ENTREPRISE, le type de projet, la DATE de livraison du projet, le DEVIS que je lui ai fait, les RESSOURCES utiles, les OBJECTIFS de mon entreprise que ce projet sert…

L’atout numéro 1 de Notion quand on est entrepreneur ?

Notion c’est vraiment top pour le suivi ! Ça permet d’être intentionnel, de se fixer des objectifs, de suivre notre progression. Que ce soit pour des projets clients ou les objectifs de notre entreprise, Notion s’adapte à notre business, notre façon de travailler.

 

Mes pages les plus utiles dans mon Notion pour les photographes

Il y a certaines pages que j’utilise constamment et que je vous conseille vraiment de mettre en place pour votre business :

• Le CRM ou “Customer relationship management”, c’est mon fichier avec toutes les infos sur mes clients
• Les projets clients, avec un template “nouveau projet client” qui me sert de base et que je personnalise à chaque nouveau client
• Les objectifs pour mon entreprise (année par année, sur le même modèle que les projets)
• Le parcours client Woods (onboarding, pendant la prestation, offboarding), très important à poser noir sur blanc au début de votre activité
• Les process et les routines

Notion next level

Une fois que vous gérez les bases de données, l’étape supérieure dans Notion c’est la personnalisation visuelle de tout votre espace (couleurs, couvertures, barres de progression pour vos tâches…) ! C’est tellement agréable de pouvoir bosser dans un environnement qui est non seulement pratique mais en plus beau ! Quand on fonctionne beaucoup au visuel, ça fait toute la différence.

Et pour la suite, regardez du côté de la création de templates, des espaces clients…

 

 

Notion pour les photographes, les références

Le Master planning de J&J, la Micropreneure academy, The Game Changer podcast, Notion challenge de LittleCoucky